נספח עיבוד מידע

מסמך זה הוא טיוטה לבדיקה, ואינו מוסיף התחייבויות להסכם השירות הקיים כל עוד לא אושר והוסכם בכתב. נותנת השירות המוצעת היא פולניס מערכת חכמה לניהול עסקים בע"מ (ח.פ. 517195863) (להלן Fullness); הלקוח הוא העסק שמפעיל את סביבת העבודה.

הלקוח קובע מדוע ואיך יעובד המידע של לקוחותיו, עובדיו ויתר האנשים שהמידע שלהם מוזן למערכת. Fullness מעבדת את המידע העסקי עבורו לצורך אספקת השירות. מידע ש-Fullness מנהלת לצרכיה, כגון ניהול חשבון, חיוב ופניות באתר, מתואר בנפרד במדיניות הפרטיות.

העיבוד מתייחס למידע שהלקוח ומורשי הגישה שלו מזינים או מחברים למודולים הפעילים: פרטי זיהוי וקשר, רשומות לקוחות ועובדים, שיחות, משימות, מסמכים ונתונים עסקיים או כספיים. מידע רגיש, לרבות מידע ביטוחי, פנסיוני או בריאותי, נכלל רק כאשר הלקוח מוסמך לעבדו ומשתמש ביכולת המתאימה.

הפעולות המוצעות כוללות קליטה, אחסון, ארגון, הצגה, חיפוש, עדכון, ייצוא ומחיקה, ושליחה או סנכרון שהלקוח יוזם. הן יבוצעו לצורך הפעלת היכולות שנבחרו, תמיכה ותחזוקת השירות, ובהתאם להוראות הלקוח ולדין החל.

הגדרות סביבת העבודה, פעולות של משתמשים מורשים ובקשות תמיכה מתועדות מהוות הוראות לעיבוד. הלקוח אחראי לבסיס החוקי לאיסוף ולשימוש במידע, להודעות הנדרשות לאנשים, לדיוק המידע ולבחירת המשתמשים, ההרשאות והאינטגרציות שלו.

לפני חיבור שירות חיצוני או הפעלת יכולת AI, הלקוח יבחן את התאמתה למידע ולדרישות שלו. הוראה חריגה, שינוי במטרת העיבוד או גישה למידע שאינה נדרשת לשירות יוסדרו במפורש בכתב. זכויות הלקוח והאנשים במידע אינן מועברות ל-Fullness במסגרת נספח זה.

הנספח המוצע מחייב אמצעים ארגוניים וטכניים המתאימים לסוג המידע ולסיכונים: הגבלת גישה לפי תפקיד וצורך, הפרדה בין סביבות לקוחות, הגנה על העברת מידע, ניהול הרשאות ותיעוד, ונהלי טיפול בתקלות וגיבוי. בעלי גישה מטעם Fullness יפעלו למטרות השירות בלבד ויהיו כפופים להתחייבויות סודיות.

הבקרות המדויקות, המערכות שאליהן מותר לגשת וגבולות הגישה יפורטו בנספח התפעולי שיוסכם. טיוטה זו אינה מצהירה על הסמכה, תקן, בדיקת אבטחה שבוצעה או רמת שירות שאינם מאושרים במסמכי ההתקשרות.

ספקי תשתית, דוא"ל, ניטור ואינטגרציות שהלקוח מפעיל עשויים להשתתף בעיבוד. רשימת הספקים הרלוונטיים, תפקידיהם, מיקומי העיבוד והסדרי עדכון הרשימה ייבדקו ויתועדו לפני אישור ההסכם. מיקומי ספקי טפסי האתר המפורטים במדיניות הפרטיות אינם רשימה מלאה של מעבדי המידע בכל מודול עסקי.

Fullness תסדיר עם ספקים שפועלים מטעמה מגבלות שימוש, סודיות ואבטחה המתאימות לעיבוד המוסכם. כל העברה מחוץ לישראל תיבחן לפי הדין החל וההסדר המתאים; אין בטיוטה אישור גורף לכל מדינה או התחייבות שכל הנתונים נשארים בישראל.

במקרה של אירוע המשפיע על מידע הלקוח, ההסכם המוצע מחייב הודעה ללקוח ללא עיכוב בלתי מוצדק לאחר שנודע עליו, מסירת מידע זמין על היקפו ופעולות הטיפול בו, ושיתוף פעולה לצמצום הנזק. ערוץ ההודעה, פרטי קשר ולוחות הזמנים הנדרשים לפי דין יתועדו בהסכם הסופי.

בקשות לעיון, תיקון או מחיקה של מידע עסקי יטופלו מול הלקוח, הקובע את מטרות העיבוד. Fullness תסייע לפי הוראותיו המתועדות ובהתאם לדין, ותעביר אליו בקשות שהגיעו אליה הנוגעות למידע שלו. פניות בנוגע למידע ש-Fullness אחראית לו בעצמה יטופלו לפי מדיניות הפרטיות.

העיבוד יימשך כל עוד השירותים הרלוונטיים ניתנים ללקוח, ובמידה הנדרשת להשלמת חובות שסוכמו או חובות לפי דין. בסיום ההתקשרות תוסדר השבת מידע או מחיקתו לפי הוראות הלקוח, בכפוף לחובות שמירה חוקיות.

פורמט הייצוא, תקופת הגישה לאחר סיום, מועדי מחיקה ממערכות פעילות ומגיבויים, והאופן שבו יאושר ביצוע המחיקה חייבים להיקבע בהסכם הסופי. אין בטיוטה הבטחה למחיקה מיידית של גיבויים או אפשרות לשחזור בכל עת. מידע שחובה לשמור יוגבל למטרה ולתקופה המתאימות ויישאר מוגן.

לפני אישור הנספח ייקבעו בכתב: קטגוריות המידע והאנשים, המודולים והמערכות שאליהם מותר לגשת, פעולות העיבוד, אמצעי האבטחה, ספקי המשנה ומיקומי העיבוד, נהלי אירועים, תקופות שמירה ומחיקה, ודיווח ובקרה. דרישות דיווח תקופתי, לרבות דיווח שנתי כאשר הוא נדרש, והיקף ביקורת סבירה יוסדרו בהתחשב בדין ובסיכונים.

בדיקה תיעשה בתיאום ובסודיות ותגן על מידע של לקוחות אחרים. הדין הישראלי החל, לרבות חוק הגנת הפרטיות ותקנות אבטחת המידע, ודרישות נוספות החלות על הלקוח ייבחנו בעת האישור. לשאלות ולהשלמת הפרטים פנו אל [email protected].