اتفاقية معالجة البيانات

هذه الوثيقة مسودة للمراجعة، ولا تضيف التزامات إلى عقد الخدمة القائم إلا بعد اعتمادها والاتفاق عليها كتابةً. مزوّد الخدمة المقترح هو Fullness Smart Business Management System Ltd. (رقم الشركة 517195863) (Fullness)، والعميل هو العمل الذي يدير مساحة العمل.

يحدد العميل أسباب معالجة بيانات عملائه وموظفيه وغيرهم وكيفية معالجتها. تعالج Fullness بيانات مساحة العمل نيابةً عنه لتقديم الخدمة. أما البيانات التي تديرها Fullness لأغراضها الخاصة، مثل إدارة الحساب والفوترة واستفسارات الموقع، فتتناولها سياسة الخصوصية بشكل منفصل.

تشمل المعالجة البيانات التي يدخلها العميل ومستخدموه المخوّلون أو يربطونها بالوحدات المفعّلة: بيانات الهوية والتواصل وسجلات العملاء والموظفين والمراسلات والمهام والمستندات والبيانات التجارية أو المالية. تشمل البيانات الحساسة، ومنها بيانات التأمين والمعاشات أو الصحة، فقط عندما يحق للعميل معالجتها ويستخدم الإمكانية المناسبة.

تشمل العمليات المقترحة الجمع والتخزين والتنظيم والعرض والبحث والتحديث والتصدير والحذف، والإرسال أو المزامنة التي يبادر إليها العميل. وتهدف إلى تشغيل الإمكانات المختارة ودعم الخدمة وصيانتها وفق تعليمات العميل والقانون المعمول به.

تشكّل إعدادات مساحة العمل وإجراءات المستخدمين المخوّلين وطلبات الدعم الموثّقة تعليمات للمعالجة. يتحمل العميل مسؤولية الأساس القانوني لجمع البيانات واستخدامها والإشعارات المطلوبة للأفراد ودقة البيانات واختيار المستخدمين والصلاحيات والتكاملات.

قبل ربط خدمة خارجية أو تفعيل إمكانية ذكاء اصطناعي، على العميل تقييم ملاءمتها للبيانات ومتطلباته. يجب تنظيم التعليمات الاستثنائية أو تغيير الغرض أو الوصول الذي يتجاوز احتياجات الخدمة صراحةً وكتابةً. لا ينقل هذا الملحق حقوق العميل أو الأفراد في بياناتهم إلى Fullness.

يتطلب الملحق المقترح تدابير تنظيمية وتقنية تناسب البيانات والمخاطر: حصر الوصول بحسب الدور والحاجة، والفصل بين مساحات عمل العملاء، وحماية نقل البيانات، وإدارة الصلاحيات والسجلات، وإجراءات للحوادث والنسخ الاحتياطي. يجب على موظفي Fullness الذين لديهم صلاحية الوصول استخدامها لأغراض الخدمة فقط والخضوع لالتزامات السرية.

يجب توثيق الضوابط الدقيقة والأنظمة التي يجوز الوصول إليها وحدود الوصول في الجدول التشغيلي المتفق عليه. لا تؤكد هذه المسودة شهادة أو معياراً أو تقييماً أمنياً مكتملًا أو مستوى خدمة لم يتم تأكيده في مستندات العقد.

قد يشارك مزوّدو البنية التحتية والبريد الإلكتروني والمراقبة والتكاملات التي يفعّلها العميل في المعالجة. يجب التحقق من المزوّدين المعنيين وأدوارهم ومواقع المعالجة وترتيبات تحديث القائمة وتوثيقها قبل الاعتماد. مزوّدو نماذج الموقع المبيّنون في سياسة الخصوصية ليسوا قائمة شاملة للمعالجين في كل وحدة تجارية.

على Fullness تنظيم قيود الاستخدام والسرية والأمان المناسبة مع المزوّدين الذين يعملون نيابةً عنها. يجب تقييم كل نقل خارج إسرائيل وفق القانون والترتيب المناسب للنقل. لا تجيز هذه المسودة جميع الوجهات ولا تعد ببقاء كل البيانات في إسرائيل.

عند وقوع حادث يؤثر على بيانات العميل، يتطلب الاتفاق المقترح إخطار العميل دون تأخير غير مبرر بعد العلم به، وتقديم المعلومات المتاحة عن نطاقه والاستجابة له، والتعاون لتقليل الضرر. يجب توثيق قنوات الإخطار وبيانات الاتصال والمواعيد القانونية في الاتفاق النهائي.

تُعالَج طلبات الاطلاع على بيانات الأعمال أو تصحيحها أو حذفها مع العميل الذي يحدد أغراض المعالجة. على Fullness المساعدة وفق تعليماته الموثّقة والقانون ونقل الطلبات المتعلقة ببياناته التي تتلقاها إليه. أما الطلبات المتعلقة بالبيانات التي تتحمل Fullness مسؤوليتها بنفسها فتتبع سياسة الخصوصية.

تستمر المعالجة أثناء تقديم الخدمات المعنية وبالقدر اللازم لإكمال الالتزامات المتفق عليها أو القانونية. عند انتهاء التعاقد، يجب تنظيم إعادة البيانات أو حذفها وفق تعليمات العميل، مع مراعاة التزامات الاحتفاظ القانونية.

يجب تحديد صيغة التصدير ومدة الوصول بعد الانتهاء ومواعيد الحذف من الأنظمة الفعّالة والنسخ الاحتياطية وكيفية تأكيد الحذف في الاتفاق النهائي. لا تعد هذه المسودة بالحذف الفوري للنسخ الاحتياطية أو بإمكانية الاستعادة في كل وقت. يجب أن تبقى البيانات الواجب الاحتفاظ بها محمية ومحدودة بالغرض والمدة المعنيين.

قبل الاعتماد، يجب على الأطراف توثيق فئات البيانات والأفراد والوحدات المفعّلة والأنظمة المسموح بالوصول إليها وعمليات المعالجة وتدابير الأمان والمعالجين الفرعيين والمواقع وإجراءات الحوادث ومدد الاحتفاظ والحذف والتقارير والرقابة. يجب مراعاة القانون والمخاطر عند تنظيم التقارير الدورية، ومنها التقارير السنوية حين تكون مطلوبة، وترتيبات التدقيق المعقولة.

يجب تنسيق المراجعات وإجراؤها بسرية وحماية بيانات العملاء الآخرين. يجب مراعاة القانون الإسرائيلي المعمول به، بما فيه قانون حماية الخصوصية وأنظمة أمان البيانات، وأي متطلبات إضافية تنطبق على العميل عند الاعتماد. تواصلوا عبر [email protected] لمناقشة هذه التفاصيل واستكمالها.